Un acuerdo de pago sirve para una situación precisa: el cliente quiere pagar y no puede hacerlo de una vez. Si no quiere pagar, o si está reclamando algo, el acuerdo no es la herramienta. Y si quedó de palabra, no es un acuerdo: es una promesa más.

Aquí va lo que debe llevar, un modelo para adaptar y la forma de hacerle seguimiento sin romper las reglas de contacto.

Antes de redactar: tres decisiones que son tuyas

• Si ofreces acuerdo o no. No toda cuenta lo merece. Un cliente que ya incumplió dos promesas necesita otra conversación.
• Los márgenes. Número máximo de cuotas, cuota inicial mínima, si condonas intereses o no. Fíjalos antes de sentarte a negociar, no durante.
• Quién aprueba. Una persona con autoridad, no el asesor que lleva la conversación ni una herramienta automática.

Qué debe incluir

• Las partes, bien identificadas. Razón social y NIT de tu empresa; nombre y cédula o NIT del deudor; si hay codeudor, también.
• El reconocimiento de la deuda. Las facturas que cubre, con número y fecha, y el saldo total, separado en capital e intereses.
• El plan de pagos. Cada cuota con su valor exacto y su fecha exacta. «Cuotas mensuales» sin fechas no sirve para hacer seguimiento.
• El medio de pago. Cuenta, referencia o enlace, a nombre de tu empresa.
• Los intereses durante el acuerdo. Si se suspenden, si corren y a qué tasa. Si cobras intereses de mora, la tasa no puede superar la de usura; lo explicamos en cómo calcular los intereses de mora.
• Qué pasa si se incumple. Cuántos días de gracia hay, si el saldo completo se vuelve exigible y cuál es el siguiente paso.
• El canal de contacto autorizado. Es un buen momento para dejar soportada la autorización de WhatsApp o correo para los recordatorios de las cuotas.
• Fecha y firma de quien tenga facultad para obligarse en cada parte.

Modelo para adaptar

Este formato es un punto de partida. Antes de usarlo, revísalo con tu abogado para ajustarlo a tu tipo de obligación y a lo que tu empresa quiere poder hacer si el acuerdo se incumple.

ACUERDO DE PAGO

En [ciudad], a los [día] días del mes de [mes] de [año], se suscribe el presente acuerdo entre [razón social del acreedor], NIT [número], representada por [nombre], en adelante EL ACREEDOR, y [nombre o razón social del deudor], identificado con [CC/NIT] [número], en adelante EL DEUDOR.

Primera. Reconocimiento de la obligación. EL DEUDOR reconoce que adeuda a EL ACREEDOR la suma de [valor en letras] ([valor en números]) pesos, correspondiente a las facturas [números y fechas], discriminada así: capital [valor]; intereses de mora causados a la fecha [valor].

Segunda. Forma de pago. EL DEUDOR pagará la suma anterior en [número] cuotas, así: cuota 1 por [valor] el [fecha]; cuota 2 por [valor] el [fecha]; cuota [n] por [valor] el [fecha].

Tercera. Medio de pago. Los pagos se harán mediante [medio], a nombre de EL ACREEDOR, con la referencia [referencia].

Cuarta. Intereses. Durante la vigencia del acuerdo [no se causarán intereses adicionales / se causarán intereses a la tasa de (tasa), sin exceder la máxima legal permitida].

Quinta. Incumplimiento. Si EL DEUDOR no paga una cuota dentro de los [número] días siguientes a su fecha, [consecuencia pactada, revisada por el abogado].

Sexta. Comunicaciones. EL DEUDOR autoriza a EL ACREEDOR a enviarle recordatorios de las cuotas por [WhatsApp al número / correo a la dirección], dentro de los horarios y la frecuencia que permite la ley.

Séptima. Datos personales. Los datos de EL DEUDOR se tratarán conforme a la política de tratamiento de datos de EL ACREEDOR, disponible en [enlace].

Firmas:
EL ACREEDOR: [nombre, cargo, firma]
EL DEUDOR: [nombre, identificación, firma]
[CODEUDOR, si aplica: nombre, identificación, firma]

Los errores que lo vuelven papel mojado

• Fechas vagas. «A más tardar a fin de mes» deja una discusión abierta. Pon el día.
• Un saldo sin desglose. Si no separas capital e intereses, el día que haya diferencias nadie sabe de dónde salió el número.
• Cuotas que el cliente no puede pagar. Un acuerdo que nace incumplido solo retrasa la decisión. Mejor menos cuotas grandes que muchas imposibles.
• Acordar por chat y no formalizar. El «listo, le pago en tres partes» de WhatsApp sirve para arrancar, no para cerrar.
• Firmar con quien no puede obligarse. En una empresa, verifica que quien firma tenga la facultad.
• No hacerle seguimiento. El acuerdo se firma una vez; las cuotas se cobran todas.

El seguimiento también tiene reglas

Los recordatorios de cada cuota siguen siendo gestión de cobranza, así que les aplica la Ley 2300: lunes a viernes de 07:00 a 19:00, sábados de 08:00 a 15:00, nada en domingos ni festivos, un contacto por día y un solo canal por semana. Un buen esquema es un aviso unos días antes de la cuota, otro el día de la fecha si no se ve el pago, y una conversación con una persona si se incumple.

Si el acuerdo se cae, no vuelves al principio: vuelves al tramo de mora donde estabas, con un incumplimiento más en el historial. El plan por tramos está en cómo cobrar cartera vencida.

Dónde entra Treli AI

El agente de Treli AI no negocia acuerdos ni otorga descuentos, a propósito: cuando un cliente pide un plan de pagos, abre un caso con la conversación completa para que tu equipo decida. Lo que sí hace es lo que viene antes y después: registra las promesas de pago con su fecha, agenda los recordatorios que se comprometieron y conversa por WhatsApp y correo dentro de la ventana horaria, el tope de un contacto por día y el calendario de festivos colombianos que impone el motor. Puedes verlo en una demo.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. El modelo debe ser revisado por un abogado antes de usarse.