La carta de cobro prejurídico es la última comunicación formal antes de llevar una deuda ante un juez. Bien usada, mueve cuentas que llevaban meses estancadas. Mal usada —enviada a todo el mundo, sin intención real de demandar— es una amenaza vacía que daña tu credibilidad y te expone frente al consumidor.

La regla de oro: solo si de verdad vas a dar el paso

Una carta prejurídica anuncia que, si no hay pago, la cuenta pasará a cobro jurídico. Si tu empresa no va a demandar esa deuda —porque el monto no lo justifica, porque no tienes los soportes o porque nadie lo ha decidido—, la carta está insinuando una acción que no vas a emprender. Eso es exactamente lo que no se debe hacer.

Antes de enviarla, alguien con autoridad en tu empresa tiene que haber decidido que esa cuenta, si no paga, va para abogado.

Cuándo tiene sentido

• La mora es antigua, típicamente más de 90 días, y la gestión ordinaria no funcionó.
• Ya buscaste la causa. Si el cliente está reclamando una factura o un pedido, no es mora: es una disputa, y una carta prejurídica no la resuelve.
• Tienes los soportes: facturas, contrato, órdenes de compra, constancias de entrega.
• El monto justifica el proceso. La etapa jurídica tiene costos propios; para deudas pequeñas puede salir más caro cobrar que perder.

Qué debe incluir

• Identificación del acreedor: razón social, NIT y datos de contacto.
• Identificación del deudor: nombre o razón social, cédula o NIT.
• La relación de la deuda: facturas con número, fecha y valor, y el saldo total separado en capital e intereses.
• Un plazo concreto para pagar o para comunicarse, con fecha.
• Los medios de pago y el canal para responder.
• El siguiente paso real, dicho con sobriedad.
• Firma de un representante de la empresa o del abogado que va a llevar el caso.

Qué no debe incluir

• Amenazas penales. No pagar una factura no es, por sí solo, un delito, y sugerirlo es intimidar.
• Embargos inminentes o medidas que solo puede decretar un juez dentro de un proceso.
• El reporte a centrales de riesgo como castigo inmediato. Bajo la Ley 1266 de 2008 requiere autorización previa y expresa del titular y comunicación previa al reporte con veinte días de plazo. Si lo vas a hacer, cumple ese procedimiento aparte.
• Cobros que no están pactados, como honorarios o gastos de cobranza. Antes de incluir cualquier valor adicional al capital y los intereses, confirma con tu abogado que es exigible.
• Copias a terceros. Ni jefes, ni familiares, ni referencias. La Ley 2300 solo permite contactar al deudor o al codeudor.
• Mayúsculas, sellos rojos y lenguaje de expediente para asustar. La firmeza está en los datos y en el plazo, no en la tipografía.

La carta también cuenta para la Ley 2300

Enviar la carta es un contacto de cobranza, así que le aplican las mismas reglas que al resto de la gestión:

• Si la envías por correo electrónico, que salga dentro de la ventana horaria: lunes a viernes de 07:00 a 19:00 o sábados de 08:00 a 15:00, nunca domingos ni festivos.
• Ese día no debe haber otro contacto con el mismo deudor.
• Si esa semana le escribiste por WhatsApp, deja la carta para la semana siguiente: un solo canal por semana.

Las reglas completas están en la guía de la Ley 2300.

Modelo para adaptar

Revísalo con el abogado que llevaría el caso: él te dirá qué soportes citar y cómo describir el siguiente paso para tu tipo de obligación.

[Ciudad], [fecha]

Señor(a)
[Nombre o razón social del deudor]
[CC/NIT] [número]
[Dirección o correo]

Asunto: Cobro prejurídico — saldo vencido con [razón social del acreedor]

Respetado(a) señor(a) [apellido]:

[Razón social del acreedor], NIT [número], le informa que a la fecha registra un saldo vencido por valor de [valor en letras] ([valor en números]) pesos, correspondiente a:

— Factura [número], de [fecha], por [valor], vencida el [fecha].
— Factura [número], de [fecha], por [valor], vencida el [fecha].

El saldo se compone de [valor] de capital y [valor] de intereses de mora causados a la fecha.

Durante los últimos [número] meses le hemos contactado para buscar una solución sin obtener el pago. Por esta razón le solicitamos ponerse al día o comunicarse con nosotros a más tardar el [fecha límite].

Puede realizar el pago mediante [medio de pago], a nombre de [razón social], con la referencia [referencia], y escribirnos a [correo] o al [teléfono] para acordar las condiciones.

Si en esa fecha no hemos recibido el pago ni una propuesta de su parte, la cuenta será remitida a [abogado o firma] para iniciar el cobro por la vía jurídica.

Si ya realizó el pago, le agradecemos enviarnos el comprobante para actualizar su cuenta.

Atentamente,

[Nombre]
[Cargo]
[Razón social] — NIT [número]
[Datos de contacto]

Y si contestan

Buena parte del valor de la carta está en la respuesta que provoca. Si el cliente propone un plan, formalízalo con un acuerdo de pago. Si reclama una diferencia, revísala antes de seguir. Si no contesta y llega la fecha, cumple lo que anunciaste: una carta prejurídica que no tiene consecuencias le enseña al deudor que las siguientes tampoco las tendrán.

Si estás evaluando entregar esa cuenta a un tercero, revisa qué preguntar antes de firmar con una empresa de cobranza.

Dónde entra Treli AI

Treli AI no decide cuándo una cuenta pasa a cobro prejurídico: esa decisión es de tu empresa. Lo que sí hace es generar cartas de cobranza y estados de cuenta en PDF con la marca de tu empresa y enviarlos por correo desde tu propio dominio, dentro de la ventana horaria, el tope de un contacto por día y el calendario de festivos colombianos que impone el motor. Cada mensaje queda registrado con su hora y su canal, y si el deudor responde con un reclamo o una propuesta, el agente abre un caso para tu equipo. Puedes verlo en una demo.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. El modelo debe ser revisado por un abogado antes de usarse.