La mayoría de las guías para elegir software de cobranza podrían estar escritas para cualquier país y para cualquier categoría: «evalúa la escalabilidad», «revisa el soporte». Esta es una lista de preguntas concretas que puedes hacer en una demo y donde las respuestas se diferencian de verdad entre proveedores.

Primero: ¿de verdad necesitas software?

Si tu cartera vencida cabe en una hoja de cálculo y son cinco clientes grandes, no compres nada. Si lo que tienes es volumen —decenas o cientos de deudores, mora que se repite todos los meses— ahí sí hay caso. Y si tu problema es cartera vieja o ya en proceso, lo que necesitas es un abogado o una agencia; lo comparamos en casa de cobranza vs software.

Las cuatro preguntas de cumplimiento

Aquí es donde más se separan los proveedores, y donde casi ningún comprador pregunta. La Ley 2300 de 2023 fijó reglas de contacto y la responsabilidad es tuya, no del software. Pregunta, y pide que te lo muestren en pantalla:

1. ¿El motor impone la ventana horaria, o solo la sugiere? Hay una diferencia enorme entre una herramienta que te deja programar un envío a las 9 de la noche y una que no te deja.
2. ¿El tope de contactos se cuenta por deudor o por factura? Si es por factura, un cliente con cuatro facturas vencidas recibe cuatro mensajes el mismo día. Para la ley eso son cuatro contactos.
3. ¿Conoce los festivos colombianos? Son cerca de dieciocho al año y se mueven. Un calendario genérico de «días hábiles» no sirve.
4. ¿Puede limitar la cuenta a un solo canal por semana? Ojo con la respuesta: un tope de mensajes por semana no es lo mismo que un bloqueo de canal.

Si el proveedor responde con generalidades sobre «buenas prácticas» en vez de mostrarte la configuración, la respuesta es que no lo tiene.

Las preguntas de evidencia

El día que llegue una queja vas a necesitar demostrar qué pasó. Pregunta si el sistema guarda, y si puedes exportar:

• Fecha y hora exacta de cada mensaje, con el canal.
• El contenido literal que salió, no la plantilla.
• El momento en que un deudor pidió no ser contactado y el momento en que quedó excluido.

Las preguntas de operación

• ¿Cómo entra la cartera? CSV sirve para empezar y evita un proyecto de integración. API para después. Desconfía de quien exija integrar el ERP antes de la primera prueba.
• ¿Desde qué correo salen los mensajes? Si salen del dominio del proveedor, tus clientes ven un remitente que no reconocen.
• ¿Qué pasa cuando el cliente responde algo inesperado? Pide que te muestren una conversación real con una excusa ambigua, no el caso feliz.
• ¿Quién aprueba las plantillas? Las plantillas de WhatsApp Business API pasan por Meta. Pregunta quién hace ese trámite.
• ¿Puede un humano intervenir en vivo? Y cuando interviene, ¿la cadencia se detiene?

Las preguntas sobre la IA, si la hay

• ¿La IA calcula montos o solo redacta? Un modelo que calcula saldos es un modelo que puede equivocarse en una cifra frente a un cliente. Las cifras deben salir de tu cartera.
• ¿Negocia? Suena a ventaja y casi nunca lo es. Un agente que otorga descuentos está tomando decisiones comerciales sin ti.
• ¿Entiende español colombiano? No es lo mismo que «entiende español». Prueba con «le consigno el martes», «ya le hice», una nota de voz y un comprobante fotografiado torcido.
• ¿Qué pasa si el deudor le escribe instrucciones al bot? El contenido que manda un deudor no es confiable y el proveedor debería tener una respuesta técnica a eso.

Las preguntas incómodas de precio

• ¿El precio está publicado o toca pedir cotización? Lo segundo suele significar que varía según lo que crean que puedes pagar.
• ¿Es fijo o depende de lo que recuperes? Un porcentaje sobre recaudo en una herramienta de software es una comisión de agencia con otro nombre.
• ¿En qué moneda factura? Varios proveedores de la categoría facturan en dólares. Con una cartera en pesos, la tasa de cambio es un costo real que conviene modelar.
• ¿Qué se cobra aparte? Mensajes, conversaciones de WhatsApp y usuarios suelen tener precio propio.
• ¿Hay permanencia mínima?

La prueba que vale más que la demo

Pide correr una prueba con tu propia cartera, aunque sea con cincuenta deudores reales y un tramo de mora. Una demo con datos de juguete no te dice nada sobre cómo responde el sistema cuando tu cliente contesta «esa factura ya la pagué, le mando el soporte» y adjunta una foto borrosa.

Mide dos cosas: cuántas respuestas generó y cuántas tuvo que atender una persona. La segunda cifra es la que te dice si el sistema te va a ahorrar trabajo.

Dónde está Treli AI en esta lista

El motor impone la ventana horaria y el tope de un contacto por día sobre el calendario de festivos colombianos, y organiza el contacto por deudor y no por factura. La cartera entra por CSV o API, el correo sale del dominio propio del comercio, cada mensaje queda registrado con su hora y su canal, el agente no negocia ni inventa cifras, y una disputa detiene la cadencia. Los precios están publicados en precios y arrancan en USD 99 al mes; puedes ver el producto en producto.

Usa la lista con nosotros también. Si una respuesta no te cuadra, esa es la conversación que vale la pena tener antes de firmar.