Casi todas las plantillas de cobranza que circulan en internet sirven para cualquier país, y por eso no sirven del todo para Colombia. Ninguna te dice a qué hora mandarlas, cuántas veces por día ni qué pasa con el correo esa semana. Estas sí: cada una viene pensada para una cadencia que respeta la Ley 2300.

Antes de copiar cualquier plantilla

• Ten la autorización del canal. La Sentencia T-050 de 2016 se cita para sostener que no es válido cobrar por mensajería sin autorización del deudor. Si no puedes mostrar cuándo y cómo autorizó WhatsApp, no escribas por ahí. Lo explicamos en ¿es legal cobrar por WhatsApp en Colombia?
• Trata al cliente de usted. Así se cobra en Colombia, aunque tu marca tutee en todo lo demás.
• Usa cifras exactas. Número de factura, saldo y fecha de vencimiento, tomados de tu cartera. Un «tiene un saldo pendiente» sin número genera desconfianza.
• Cuenta con la aprobación. En WhatsApp Business API las plantillas pasan por Meta antes de poder usarse, y los datos variables van como campos. Aquí los marcamos entre corchetes.

Las reglas que estas plantillas ya traen incorporadas

• Ventana horaria. Lunes a viernes de 07:00 a 19:00, sábados de 08:00 a 15:00. Nunca domingos ni festivos. Si el día de la cadencia cae en festivo, el mensaje pasa al siguiente día hábil.
• Un contacto por día, por deudor. Si el cliente tiene cuatro facturas vencidas, recibe un solo mensaje con las cuatro. Nunca un mensaje por factura.
• Un canal por semana. La semana que cobras por WhatsApp no mandas correo ni llamas a ese deudor. Si necesitas cambiar de canal, cambias la semana siguiente.
• Solo al deudor o al codeudor. Ninguna de estas plantillas se envía a referencias personales.

De 1 a 15 días de mora: recordar

Buena parte de esta mora es olvido o un trámite interno del cliente. El tono es neutro y la información, completa.

Plantilla 1 — Primer aviso

Buenos días, [Nombre]. Le escribe [Empresa]. Le recordamos que la factura [número], por [valor], venció el [fecha]. Si ya realizó el pago, por favor ignore este mensaje o envíenos el comprobante por aquí. Si prefiere, le compartimos los datos para pagar.

Plantilla 2 — Estado de cuenta

Buenas tardes, [Nombre]. Le compartimos el estado de cuenta de [Empresa] con corte a hoy: [número de facturas] facturas vencidas por un total de [valor]. Lo adjuntamos en PDF. ¿Nos confirma en qué fecha puede realizar el pago?

Cómo usarlas: separadas por varios días hábiles, dentro de la misma semana de WhatsApp o en semanas distintas. Nunca las dos el mismo día.

De 16 a 30 días: pedir una fecha

Ya no basta con informar. El objetivo es una promesa con fecha, porque es lo único que permite hacer seguimiento.

Plantilla 3 — Solicitud de fecha

Buenos días, [Nombre]. Seguimos con un saldo vencido de [valor] correspondiente a [facturas]. Para organizar nuestro seguimiento, ¿nos indica qué día puede hacer el pago y por qué valor?

Plantilla 4 — Confirmación de la promesa

Gracias, [Nombre]. Dejamos registrado su compromiso de pago por [valor] para el [fecha]. Ese día le compartimos los datos de pago por este medio.

Plantilla 5 — Promesa incumplida

Buenos días, [Nombre]. Teníamos registrado su pago de [valor] para el [fecha] y aún no lo vemos reflejado. ¿Pudo realizarlo? Si ya pagó, por favor envíenos el comprobante; si necesita una nueva fecha, indíquenosla.

De 31 a 60 días: encontrar la causa

A los dos meses ya no es olvido. Puede ser falta de plata, un desacuerdo o una decisión de no pagar, y cada una tiene una salida distinta. El mensaje abre la puerta a la conversación.

Plantilla 6 — Abrir la conversación

Buenas tardes, [Nombre]. Su saldo con [Empresa] es de [valor] y lleva [días] días vencido. Queremos entender si hay algo que esté impidiendo el pago: una diferencia en la factura, un problema con el pedido o una dificultad de flujo de caja. Si prefiere hablarlo con una persona de nuestro equipo, respóndanos y lo contactamos.

De 61 a 90 días: subir el interlocutor

Plantilla 7 — Mensaje desde un cargo con autoridad

Buenos días, [Nombre]. Le escribe [nombre y cargo] de [Empresa]. Revisando la cuenta, vemos un saldo vencido de [valor] desde el [fecha]. Me gustaría que encontremos juntos una forma de ponerlo al día. ¿Podemos acordar una fecha esta semana?

Más de 90 días: comunicar una decisión real

Esta plantilla solo se usa si tu empresa de verdad decidió el siguiente paso. Anunciar un cobro prejurídico que no vas a iniciar es urgencia falsa, y eso es materia de protección al consumidor.

Plantilla 8 — Aviso de cambio de etapa

Buenos días, [Nombre]. Su saldo de [valor] con [Empresa] completa más de [días] días vencido. Le informamos que, si no recibimos el pago o una propuesta antes del [fecha], la cuenta pasará a [siguiente paso que tu empresa sí va a tomar]. Seguimos disponibles por este medio para encontrar una solución.

Si el siguiente paso es una carta formal, mira el modelo de carta de cobro prejurídico.

Las respuestas, que importan tanto como los envíos

Cuando llega un comprobante

Gracias, [Nombre]. Recibimos su comprobante y lo estamos validando. Le confirmamos por este medio cuando quede aplicado.

Cuando el cliente reclama

Entendido, [Nombre]. Vamos a revisar lo que nos cuenta con el área encargada y suspendemos los recordatorios mientras tanto. Una persona de nuestro equipo le escribe con la respuesta.

Cuando pide no ser contactado

Recibido, [Nombre]. No le enviaremos más mensajes de cobro por este medio.

Y la petición se cumple de inmediato, en todas las cadencias. Un mensaje más después de esto es justo el que termina en una queja.

Lo que ninguna plantilla debería decir

• Amenazas de cualquier tipo, incluidas las veladas.
• «Último aviso» cuando no lo es.
• Acciones legales, embargos o reportes que tu empresa no va a adelantar. El reporte a centrales de riesgo tiene su propio procedimiento bajo la Ley 1266 de 2008.
• Menciones a terceros: jefes, familiares o referencias.
• Mayúsculas sostenidas y signos de exclamación en serie. Se leen como gritos.

Para el tono de cada frase, tenemos una guía aparte con frases para cobrar amablemente.

Cómo lo hace Treli AI

En Treli AI cada comercio define sus plantillas, y la IA las revisa antes de activarlas para advertir problemas de tono, cumplimiento o formato. Las cadencias se organizan por tramo de mora y por deudor, y el motor impone la ventana horaria, el tope de un contacto por día y el calendario de festivos colombianos. El agente entiende la respuesta, lee comprobantes, registra promesas de pago y, cuando aparece una disputa, abre un caso para tu equipo y detiene la cadencia. Quien pide no ser contactado queda excluido de inmediato. Puedes verlo en una demo.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal.