Una casa de cobranza —también la llaman agencia, empresa de cobranza o BPO de cobranza— es un tercero que gestiona el cobro de tu cartera vencida a cambio de un pago, casi siempre una comisión sobre lo que recupera. Tú le asignas un grupo de deudores y ella se encarga de contactarlos, conseguir el pago o un acuerdo, y reportarte.

Suena simple, y en buena parte lo es. Lo que conviene entender antes de firmar es qué parte del problema se va con la agencia y qué parte se queda contigo.

Qué hace en la práctica

• Recibe la cartera asignada. Normalmente un archivo con deudor, identificación, facturas, saldos, fechas y datos de contacto.
• Localiza al deudor. Cuando el teléfono o el correo que tienes ya no sirven, parte del trabajo es encontrar uno que sí.
• Contacta. Llamadas, WhatsApp, correo y cartas de cobro, según la cartera y el tramo de mora.
• Consigue compromisos. Promesas de pago con fecha y acuerdos de pago dentro de los márgenes que tú autorices.
• Te reporta. Qué se gestionó, qué se prometió, qué entró.

Algunas agencias cuentan además con abogados y llevan los casos a la etapa jurídica. Otras solo hacen gestión prejurídica y te remiten a un abogado externo cuando la cuenta lo necesita.

Prejurídico y jurídico: dos trabajos distintos

La etapa prejurídica es todo lo que pasa antes de acudir a un juez: contactos, cartas, negociación y acuerdos. Es donde se mueve la mayor parte de la cartera.

La etapa jurídica empieza cuando se decide demandar. La adelanta un abogado, tiene costos propios y tiempos que ya no dependen de ti. Por eso es el último recurso y no el primero, y por eso conviene saber desde el principio si tu agencia la cubre y en qué condiciones.

Cómo cobra

El modelo más común es la comisión de éxito: un porcentaje sobre lo efectivamente recuperado. Si no recaudan, no cobran. El porcentaje sube con la antigüedad de la mora y con la dificultad del caso, y casi ninguna agencia lo publica. Algunas ofrecen también tarifa fija o esquemas mixtos.

Lo explicamos en detalle, con los costos que no aparecen en la cotización, en cuánto cuesta tercerizar la cartera.

Lo que no se terceriza

La exposición frente a la Ley 2300

La Ley 2300 de 2023 regula a cualquiera que realice actividades de cobranza en Colombia. La gestión la hace la agencia, pero el acreedor sigue siendo tu empresa, y la queja del deudor llega con tu nombre. Horarios, tope de un contacto por día, un solo canal por semana y prohibición de contactar referencias personales aplican igual cuando cobra un tercero.

La autorización del canal

Si la agencia va a escribir por WhatsApp, la autorización del deudor para ese canal tiene que existir y estar soportada. La Sentencia T-050 de 2016 se cita para sostener que no es válido cobrar por mensajería sin esa autorización. Conseguirla es tarea del comercio, no de la agencia. Más en ¿es legal cobrar por WhatsApp en Colombia?

La relación comercial

Una agencia optimiza para recaudar este mes. Tú necesitas recaudar y que el cliente te vuelva a comprar. Si la cuenta es importante para tu negocio, el tono con el que se cobra también lo es.

Cuándo sí es la respuesta correcta

• Cartera vieja. Deudas de muchos meses que tu equipo ya dio por perdidas. Una comisión sobre algo que hoy vale cero es buen negocio.
• Deudores ilocalizables. Encontrar a alguien que cambió de número es un oficio en sí mismo.
• Casos que ya necesitan proceso. Si la cuenta va para demanda, necesitas un abogado, no una secuencia de mensajes.
• No tienes quién cobre. Si en tu empresa nadie tiene tiempo para cartera, tercerizar es mejor que no cobrar.

Cuándo no lo es

• La mora temprana. Buena parte se paga sola con un recordatorio a tiempo. Entregarla a una agencia es pagar comisión por plata que iba a entrar igual.
• Tus clientes más grandes. Esas conversaciones las debe tener alguien de tu empresa.
• Las disputas. «El pedido llegó incompleto» no es mora: es un problema de servicio o de facturación, y una agencia no lo puede resolver.

Señales de alerta

• Promete porcentajes de recuperación garantizados antes de ver tu cartera.
• Sus guiones incluyen amenazas, urgencia falsa o anuncios de acciones legales que nadie va a emprender.
• Contacta referencias personales.
• No puede entregarte un registro de cada contacto con fecha, hora y canal.
• No tiene una política escrita de horarios y frecuencia.

La lista completa de preguntas para evaluar una agencia está en cómo elegir una empresa de cobranza.

Dónde encaja Treli AI

Treli AI no es una casa de cobranza: es software que opera tu equipo. Un agente de IA contacta por WhatsApp y correo, entiende la respuesta, registra promesas de pago y escala las disputas y solicitudes de descuento a una persona de tu empresa. El motor impone la ventana horaria, el tope de un contacto por día y el calendario de festivos colombianos.

Por eso no compite con la agencia en todo: sirve para la mora temprana y media, donde el volumen es alto y la comisión duele; la agencia o el abogado, para lo viejo y lo que ya necesita proceso. La comparación completa está en casa de cobranza vs software.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal.